Thuốc giảm đau cho Doanh nghiệp sản xuất mùa COVID-19

Chỉ trong vòng vài tháng, dịch COVID-19 đã lây lan và gây ra sự thay đổi rất lớn về căn bản cung – cầu trên diện rộng, và sẽ còn ảnh hưởng sâu rộng cả trong ngắn hạn lẫn dài hạn.

Dựa trên quan điểm của ông Lê Bang Đức, Chuyên gia Lean – Sản xuất tinh gọn.

Ngay trước mắt, các doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng những giải pháp mì ăn liền để đảm bảo sự sống còn của doanh nghiệp:

1. Đẩy mạnh truyền thông nội bộ về việc tuân thủ các biện pháp phòng dịch: đeo khẩu trang, rửa tay thường xuyên, tránh tiếp xúc gần với người lạ.

2. Hạn chế tiếp xúc của nhân sự công ty với người ngoài, nếu bắt buộc phải tiếp xúc thì phải tuân thủ quy trình phòng dịch.

3. Cho phép nhân sự văn phòng hoặc không liên quan đến sản xuất trực tiếp được làm việc online tại nhà, và chỉ đến công ty khi thực sự cần thiết.

4. Tối ưu chi phí: thống kê chi tiết lại các chi phí, từ đó kiểm soát và giảm các loại chi phí không cần thiết cho sự sống còn của doanh nghiệp.

5. Thống kê lại hàng tồn kho, giảm tối đa hàng bán thành phẩm sản xuất dở dang giữa các công đoạn.

6. Quy hoạch lại nhân sự, lập ngân hàng kỹ năng, từ đó phân loại ra nhân sự chủ chốt và nhân sự thời vụ.

7. Hệ thống hóa lại quy trình, tiêu chuẩn hóa sản xuất để giảm phụ thuộc vào cá nhân hoặc kỹ năng.

8. Đàm phán với các nhà cung cấp để giảm giá nguyên vật liệu, dời ngày nhập nguyên phụ liệu hoặc giãn thanh toán.

9. Tìm sản phẩm, dịch vụ thay thế.

10. Tìm thị trường hoặc khách hàng thay thế.

11. Đàm phán với khách hàng, chủ động giảm giá để không bị gây khó dễ vì lỗi nhỏ.

12. Tìm cơ hội đầu tư, mua lại nhà xưởng làm ăn không hiệu quả hoặc phá sản với giá rẻ.

13. Nâng công suất sản xuất, phát triển năng lực đội ngũ sẵn sàng chiếm lĩnh thị phần của những công ty không trụ được.

14. Liên minh sản xuất để đủ đơn hàng tồn tại.

15. Loại bỏ những lãng phí trong vận hành: chờ đợi, hàng hư, hàng lỗi, sản xuất thừa, vận chuyển.

16. Số hóa quản trị sản xuất để có thể điều hành từ xa.

17. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tại nguồn.

18. Thông báo tình hình và cập nhật nhất có thể, và sớm nhất có thể với đội ngũ công ty cũng như các đối tác, nhà cung cấp để họ có sự chuẩn bị tốt nhất.

19. Thiết lập phòng Chiến Tranh, nơi hiển thị tất cả thông tin giúp việc ra quyết định nhanh chóng.

20. Cơ cấu lại các khoản nợ để đảm bảo khả năng thanh khoản ngắn và dài hạn.

Tùy từng ngành nghề và sản phẩm, dịch vụ mà mức độ ảnh hưởng sẽ khác nhau, tôi xin chia ra làm 4 nhóm ảnh hưởng:

Nhóm 1: Ảnh hưởng trực tiếp do các lệnh cách ly, hạn chế đi lại, hội họp và phong tỏa.

Nhóm 2: Ảnh hưởng gián tiếp do đứt chuỗi cung ứng.

Nhóm 3: Ảnh hưởng gián tiếp do nhu cầu thị trường giảm.

Nhóm 4: Nhu cầu tăng cao đột biến mà không đáp ứng kịp. Giải pháp dài hạn cho từng nhóm được mô tả chi tiết bên dưới.

Ảnh minh hoạ: Internet

1. Ảnh hưởng trực tiếp do các lệnh cách ly, hạn chế đi lại, hội họp và phong tỏa

Các doanh nghiệp trong các ngành du lịch, dịch vụ, khách sạn, vận tải hành khách, nhà hàng, khu vui chơi giải trí, bán lẻ sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp. Một số doanh nghiệp có người nhiễm hoặc nghi nhiễm F0, F1, F2 cũng sẽ bị buộc phong tỏa. Một phần lớn doanh thu sẽ ngay lập tức tiệm cận về 0.

Các doanh nghiệp này nên dừng hoạt động, chuyển về trạng thái ngủ đông, cắt tất cả các chi phí không cần thiết. Nên chuyển sang chế độ “sinh tồn”, “cắt lỗ” càng sớm càng tốt, càng vương vấn càng thiệt hại nặng.

Các doanh nghiệp dạng này cần chuẩn bị tinh thần dịch sẽ kéo dài hơn 6 tháng nữa để có phương án đối mặt với trường hợp xấu nhất.

 

Nhiều doanh nghiệp F&B chuyển về trạng thái ngủ đông chờ dịch qua. Ảnh minh hoạ: Internet

Bài học cho tất cả các doanh nghiệp: nên có quỹ dự trữ khẩn cấp bằng tiền mặt để tồn tại ít nhất 6 tháng, và có kế hoạch ứng phó với các tình trạng khẩn cấp. Xây dựng năng lực sản xuất kinh doanh theo mô hình Just In Time để có thể tăng – giảm công suất với sự linh hoạt cao, và tối thiểu hàng tồn kho. Hàng tồn kho trung gian trong sản xuất càng ít thì càng khỏe và ít rủi ro trong mọi trường hợp.

2. Ảnh hưởng gián tiếp do đứt chuỗi cung ứng

Một loạt doanh nghiệp đang và sẽ chịu ảnh hưởng dưới dạng này, tức là một mắt xích trong chuỗi cung ứng, một vài nhà cung cấp nào đó bị vào loại 1 ở trên hoặc cũng ở loại 2 này nên không đủ khả năng cung ứng về số lượng và tiến độ. Mắt xích đó có thể là nguyên vật liệu, chi tiết, bao bì… và dù chỉ thiếu 1 chi tiết nhỏ cũng không thể sản xuất kinh doanh được.

Một loạt doanh nghiệp sử dụng nguyên phụ liệu nhập khẩu từ các nhà máy nằm trong vùng dịch bị phong tỏa như Trung Quốc, Hàn Quốc, Ấn Độ… và sắp tới khi dịch tại Việt Nam lên tới cao điểm và các biện pháp phong tỏa mạnh mẽ hơn được áp dụng cũng sẽ nằm trong diện này.

Các doanh nghiệp này cần nhanh chóng tìm được giải pháp thay thế: thiết kế sản phẩm khác để không còn cần đến mắt xích bị thiếu, tìm nhà cung cấp thay thế, thương lượng với các nhà cung cấp hiện tại để làm thêm chi tiết bị thiếu.

Ví dụ một số doanh nghiệp thay đổi sản phẩm để thích nghi với đứt gãy chuỗi cung ứng và thay đổi nhu cầu thị trường: doanh nghiệp may mặc chuyển qua may khẩu trang vải, doanh nghiệp xe hơi như GM, Tesla chuyển qua sản xuất máy trợ thở.

 

Doanh nghiệp may mặc chuyển sang may khẩu trang vải thích ứng với dịch. Ảnh minh hoạ: Internet

Các doanh nghiệp trong ngành FMCG, thực phẩm có thể chọn nhà cung cấp thay thế ở Việt Nam hoặc Thái Lan.

Bài học cho tất cả các doanh nghiệp: Nên có nhiều hơn 1 nhà cung cấp cho mỗi loại chi tiết, nguyên vật liệu, hoặc ít nhất cũng có danh sách các nhà cung cấp thay thế dự phòng. Nhanh chóng nắm bắt thông tin, và xây dựng năng lực phát triển sản phẩm tinh gọn để có sản phẩm mới ngay khi thị trường thay đổi.

3. Ảnh hưởng gián tiếp do nhu cầu thị trường giảm

Do các doanh nghiệp và công xưởng bị ảnh hưởng nặng bởi yếu tố 1 và 2 ở trên nên nhu cầu của các doanh nghiệp, công xưởng và nhân viên của các doanh nghiệp này cũng bị ảnh hưởng nặng nề.

Trước mắt các ngành bị ảnh hưởng nặng có thể kể đến các sản phẩm sang trọng, may mặc, da giày, xe hơi, bất động sản, xăng dầu, vận tải hàng hóa… Chúng ta có thể thấy ngay trước mắt là giá xăng dầu đang giảm mạnh, do nhu cầu sản xuất, kinh doanh, vận chuyển đều giảm mạnh trên quy mô toàn cầu. Việt Nam chỉ là một chiếc thuyền nan giữa biển kinh tế toàn cầu mà thôi.

Khi nhu cầu giảm, khách hàng dù đã ký hợp đồng cũng sẽ cố gắng để không trả tiền. Trường hợp này tôi rất hay gặp ở các nhà máy may mặc, da giầy xuất khẩu. Khi thị trường tốt, đơn hàng nhiều không kịp sản xuất thì chất lượng loại B cũng không sao, giao hàng trễ cũng không vấn đề gì mấy. Khi thị trường khó khăn khách hàng sẽ bới lông tìm vết để không phải mua hàng. Với trường hợp này, các doanh nghiệp nên chủ động thương lượng giảm giá với khách hàng để tránh khỏi tình trạng bị trả hoặc từ chối đơn hàng do lỗi chất lượng hoặc tiến độ.

Bài học: Các doanh nghiệp nên xây dựng cho mình năng lực sản xuất và kinh doanh tinh gọn, để khi thị trường lên thì chúng ta đủ công suất đáp ứng. Khi thị trường xuống thì chi phí, chất lượng, tiến độ đều đủ sức để sống sót và sẵn sàng mở rộng thị trường khi hết dịch. Một loạt đối thủ cạnh tranh sẽ rơi rụng và mở ra một loạt không gian cho doanh nghiệp vẫy vùng sau khủng hoảng.

4. Nhu cầu tăng cao đột biến mà không đáp ứng kịp

Các nhóm ngành thiết bị y tế phục vụ trực tiếp chống dịch và điều trị, thực phẩm và hàng tiêu dùng thiết yếu sẽ có nhu cầu tăng đột biến. Khi đó các doanh nghiệp trong các ngành này sẽ gặp phải vấn đề quá tải và không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng.

Nhu cầu của thị trường lên xuống được hiển thị dưới sạng sóng hình sin lên xuống, năng lực sản xuất hiện tại của doanh nghiệp chỉ đủ đáp ứng tới đường màu đỏ:

 

Khi đó nếu doanh nghiệp muốn tăng sản lượng mà không tăng năng lực sản xuất, sẽ có một lựa chọn là sản xuất trước để dự phòng cho mùa cao điểm. Việc này được hiển thị bởi vùng sọc chéo nằm dưới đường màu đỏ. Sản xuất trước gây ra một loạt vấn đề như hàng tồn kho thành phẩm tăng cao, nếu thị trường có thay đổi nhanh về kiểu dáng, mẫu mã thì những hàng này sẽ trở nên lỗi thời và không thể đẩy đi được.

Cách làm này cũng thường thấy trong các ngành có tính mùa vụ như may mặc, các sản phẩm phục vụ mùa Tết. Khách hàng của tôi có những doanh nghiệp vẫn còn tồn hàng Tết của 3 năm trước vẫn không xử lý hết.

 

Cách tốt nhất để tránh khỏi tình trạng làm trước, làm mà chưa có đơn đặt hàng, hay sản xuất thừa là thực sự nâng cao năng lực sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Khi thị trường tốt, đơn hàng lên là nâng sản lượng, thị trường xuống thì giảm công suất tương ứng như hình dưới:

 

Năng lực sản xuất và cung ứng Just In Time như ở trên là rất quan trọng, giúp cho doanh nghiệp tăng sức đề kháng với những thay đổi bên ngoài. Những cuộc khủng hoảng lớn như đại dịch COVID-19 lần này vừa là thách thức vô cùng to lớn, nhưng cũng là cơ hội cả đời người mới thấy một lần. Sau dịch sẽ là một thị trường hoàn toàn mới, rộng mở và đầy cơ hội chờ đón nếu chúng ta sống và bảo toàn lực lượng để chiến đấu sau khi các đối thủ đã gục ngã.

Lê Bang Đức
Chuyên gia Lean – Sản xuất tinh gọn